Voor jou als servicemanager is een scherpe serviceplanning het allerbelangrijkste! Maar het moet natuurlijk wel haalbaar blijven voor je buitendienstmonteurs. Want continu je werkschema aanpassen en alles verschuiven, daar zit je niet op te wachten. Wéér een klantafspraak verzetten, de monteur afzeggen die al onderweg is en ondertussen liggen de onderdelen stof te verzamelen. Nee, dat wil je niet.
Van het stellen van prioriteiten tot het gebruik van een goede planningstool: wij zetten 9 tips voor een vlijmscherpe serviceplanning voor je op een rij! Nieuwsgierig? Lees dan snel verder!
1. Gebruik een goede planningstool
Altijd inzicht in de status, locatie, planning én beschikbaarheid van jouw buitendienstmonteurs. Dát is hoe jij weer de baas wordt over jouw planning. Heb jij meerdere monteurs in dienst, die dagelijks meerdere opdrachten uitvoeren op verschillende locaties? Dan is er geen beginnen aan om dit zelf bij te houden en in te plannen. Gebruik daarom een goede planningstool, die deze informatie voor jou bijhoudt. Zo realiseer je een haalbare planning voor al je buitendienstmonteurs!
TIP: Krijg real-time inzicht in jouw planning met de tools van Relyon One.
2. Terugkerend onderhoud
Veel planningstools hebben de optie om taken herhalend te maken. Dit is vooral handig voor terugkerende onderhoudstaken en periodiek onderhoud. Laat een taak bijvoorbeeld iedere eerste maandag van de maand automatisch terugkeren. Zo ben jij niet druk met het inplannen van deze taken én weet je zeker dat het onderhoud altijd wordt bijgehouden.
TIP: Krijg inzicht in jouw serviceplanning met de timeline van Relyon One.
3. Spoedklussen combineren
Iedere servicemanager herkent het wel: een klant belt met een probleem wat per direct opgelost dient te worden. Kijk dan eens of er binnenkort ook periodiek onderhoud gepland staat bij dezelfde klant. Valt dit te combineren met de spoedklus? Dan hoeft jouw monteur maar één keer naar de klant toe en bespaart hij zo een hoop reistijd.
4. Stel prioriteiten
Wanneer heeft zo’n spoedklus nou écht spoed? Je bent vast bekend met de wet van Murphy: alles wat fout kan gaan, zal fout gaan. Het kan dus zijn dat jij binnen één week (of zelfs binnen één dag) meerdere spoedklussen binnenkrijgt.
Kijk in dat geval goed of iedere klus een even hoge prioriteit heeft. Misschien kan dat kapotte koelsysteem nog wel een aantal dagen vooruit met een tijdelijke oplossing? Weet waar jouw prioriteiten én de prioriteiten van je klanten liggen. Alleen zo maak je een haalbare serviceplanning.
5. Maak herhalende taken zo makkelijk mogelijk
Voeren jouw monteurs vaak dezelfde taken uit? Zorg dan dat ze dit zo efficiënt én zo snel mogelijk doen. Dit doe je door onnodige randzaken uit het takenpakket van jouw monteurs te halen. Zo kan de monteur ook sneller door naar de volgende, mooie uitdaging.
Ook kun je een hoop leren van deze herhalende taken. Zie je dat het onderhoud voor Apparaat A structureel langer duurt dan de geplande tijd? En het onderhoud van Apparaat B gaat structureel een stuk sneller? Pas je planning hierop aan.
6. Houd de tijd bij
Meten is weten. Laat jouw monteurs daarom hun tijd loggen, zodat jij gemakkelijk jouw voorcalculaties vergelijkt met de daadwerkelijk gewerkte uren. Zo optimaliseer je jouw calculaties en weet jij precies hoe je volgende keer de serviceplanning nóg scherper maakt.
TIP: Monteurs loggen gemakkelijk hun tijd in de Relyon One mobile app!
7. Sterke punten
Al jouw buitendienstmonteurs hebben natuurlijk hun eigen skills. Weet jij waar jouw monteurs in uitblinken? Maak dan zeker gebruik van deze sterke punten. Zo laten jouw monteurs zich van hun beste kant zien én laten ze een tevreden klant achter. Win-win!
8. Upload werkbonnen
Job done? Laat jouw monteur dan zijn of haar werkbon uploaden in jouw planning software, zodat deze meteen klaarstaat voor facturatie. Door deze stap te automatiseren hoeven jij én jouw monteurs hier niet meer naar om te kijken. Dat scheelt je een hoop tijd en geregel én scheelt weer een item op jouw to-do lijst.
TIP: Laat monteurs hun werkbonnen uploaden in de mobile app van Relyon One.
9. Een mobiele app
Zorg dat jouw monteurs altijd een handig overzicht van hun serviceschema bij de hand hebben. Verandert er iets aan hun dag? Door gebruik van een mobiele app weten zij altijd waar ze aan toe zijn. Zo zien ze bijvoorbeeld in één oogopslag waar hun volgende klus is, hoelang ze moeten rijden en hoelang de klus duurt.
TIP: In de mobiele app van Relyon One zien monteurs in één oogopslag alle belangrijke informatie.
Klaar voor de toekomst
Door deze tips toe te passen in jouw servicemanagement, pak jij de controle terug over jouw werkschema. Jouw monteurs werken efficiënter, klanten zijn eerder aan de beurt en jij behoudt het overzicht! Die vlijmscherpe serviceplanning is voor iedereen een stap vooruit.
Dus, waar wacht je nog op? Plan nu jouw Relyon One demo in!
