‘Hoe presteren onze monteurs op individueel niveau en kunnen wij hen nog beter faciliteren?’ Met die vraag klopte Horequip Foodservice Architecture in 2021 bij ons aan. Destijds gebruikte de marktleider op het gebied van multifunctionele restaurants onze service management software al een aantal jaar.
Onze gezamenlijke visie? Processen kunnen áltijd slimmer en stilstand is achteruitgang. Precies daarom werken wij ook nauw samen met onze partner en BI-specialist Irixs. Hoe we met dit partnerschap inspeelden op de vraag naar meer inzicht in persoonlijke prestaties? Dat kan Horequip-directeur Robert Sonder je het best vertellen!
Horequip Foodservice Architecture
Horequip werd in 1989 opgericht en is inmiddels uitgegroeid tot marktleider in het ontwerpen en bouwen van grootkeukens. Denk hierbij aan multifunctionele bedrijfsrestaurants, bezoekersrestaurants, kombuizen, schoolkantines, foodlaboratoria en horecakeukens. Robert vertelt: “Oprichter Mario Peters begon zijn business ooit met Jura koffiezetmachines, maar als echte ondernemer breidde hij dit al snel uit naar volledige keukens en restaurants.
Tegenwoordig bieden we complete turn-key projecten: het restaurant wordt ontworpen, ingericht, geïnstalleerd, opgeleverd én professioneel onderhouden. Hierbij staat duurzaamheid uiteraard hoog in het vaandel. Door de jaren heen werkten we voor opdrachtgevers zoals Michelinsterrenrestaurants, de politie en marine, verschillende ziekenhuizen en universiteiten en bedrijven zoals Uber en New York Pizza.”
Service management software
Robert is sinds maart 2021 directeur van Horequip. Zijn doel? De bedrijfsresultaten verder verbeteren door optimaal gebruik te maken van de capaciteit van alle medewerkers, waaronder de monteurs. “Hierbij ga ik zeer doelgericht te werk. Dus vrijwel direct bij binnenkomst ging ik in gesprek met Relyon over hun service management software die Horequip al jaren gebruikt en waarmee we onze monteurs maximaal faciliteren.
Meldingen rondom machines komen namelijk rechtstreeks in de software binnen, worden beoordeeld en vervolgens ingepland bij de juiste monteurs. ’s Nachts worden de benodigde artikelen voor de klus al klaargelegd in de bus. Zodat de monteurs de ochtend erna gelijk aan de slag kunnen. Via de Mobile app op de tablet of smartphone wordt de klus afgevinkt en de gebruikte artikelen genoteerd. De software is ook nog eens gekoppeld aan ons ERP-systeem: Exact Online, waardoor de voorraad automatisch wordt aangevuld en de factuur direct wordt opgemaakt en verzonden.”
BI-tool voor rapportages over individuele prestaties
“Met de software van Relyon hebben we dus meer grip op ons proces en betere sturingsinformatie. Maar we wilden meer. Want op basis van alle data die we met de software verzamelen, moeten we toch in staat zijn om onze medewerkers meer inzicht te geven in hun bijdrage? Zodat zij zich verder kunnen ontwikkelen? Meten is tenslotte weten. En zónder inzicht, geen ontwikkeling.
Zo gezegd, zo gedaan. Relyon en Business Intelligence (BI) specialist Irixs ontwikkelden samen met ons een handige rapportagetool, die gekoppeld is aan het ERP-systeem van Exact Online en daarmee toegang heeft tot verschillende financiële gegevens. Op basis van de rapportage hebben we inzicht in de individuele prestaties van onze monteurs. Wat is hun First Time Fix Rate: een in één keer voltooide klus? En hoeveel tijd besteden ze gemiddeld aan een bepaalde opdracht?”
Verrassend resultaat
De resultaten zijn voor alle monteurs maandelijks inzichtelijk en worden ook getoond en besproken tijdens bijeenkomsten. Robert legt uit: “Hierdoor weten alle monteurs hoe zij presteren, ten opzichte van elkaar en de verwachtingen van onze klanten. Ook onze medewerkers willen ’s avonds met een tevreden gevoel naar huis en onze klanten graag zo goed mogelijk helpen. Door de verwachtingen van onze klanten met hen te delen en ze te voorzien van de resultaten van hun werk, kunnen zij werken aan hun eigen ontwikkeling. En dat gebeurt dan ook!
Monteurs die onderaan staan willen achterhalen waaraan dit ligt. En een monteur die veruit bovenaan staat, vraagt zichzelf af waarom hij het werk zoveel sneller doet dan zijn collega’s. Ziet hij soms iets over het hoofd? De rapportage zet de monteurs aan het denken en stimuleert hun ontwikkeling. Het resultaat? Een stijging in de First Time Fix Rate: van 85% naar maar liefst 93%. Een enorme verbetering voor onze klanten. Ik zou een dergelijke BI-tool daarom zeker aanraden als added value op de service management software van Relyon.”
Toekomstplannen
Zoals eerder aangegeven, zien Horequip en Relyon stilstand als achteruitgang. Dus zelfs met zo’n mooi resultaat zijn we natuurlijk nooit helemaal uitgeleerd. Er liggen nog genoeg plannen voor Horequip en de mogelijkheden met de BI-tool zijn oneindig.
Robert deelt alvast een tipje van de sluier: “Op dit moment bouwen we een rapportage waarmee we in één keer zien of alle bonnen zijn verwerkt tot een factuur. En in de toekomst willen we exact weten hoe vaak een machine een storing heeft gehad, hoe oud deze is en hoeveel deze is gebruikt. Om van daaruit onze klanten nog beter te bedienen. Het contact met Relyon en Irixs verloopt prima, dus ik kijk ernaar uit om hiermee aan de slag te gaan!”
