Het pas in 2014 opgerichte Fuchs Service Equipment groeit als kool. De leverancier van garagewerkplaatsapparatuur kan dat mede door de vroege keuze om het gehele bedrijfsproces te automatiseren via AFAS en Relyon. Juist omdat Fuchs wil uitblinken in service, is het bedrijf blij met de hechte combinatie van zijn twee IT-leveranciers.
Ik had meteen een goed gevoel bij AFAS & Relyon: samen zijn ze verder dan de rest.
Fuchs Service Equipment levert apparatuur die uiteenloopt van hefbruggen en putliften tot balanceer- en uitlijnmachines. Maar Fuchs wil meer dan alleen de machines leveren, zegt commercieel medewerker Tijmen Donselaar, die een jaar na de oprichting de binnendienst kwam versterken. Door complete oplossingen te leveren en daar de service op te verlenen wil Fuchs zich onderscheiden in de markt, zo legt hij uit.
Meteen een goed gevoel bij
“Het gebruik van papieren werkbonnen en keuringsrapporten gaat nog met één monteur in dienst”, zegt Donselaar, “maar als je wilt groeien zoals wij, dan is dat geen blijvende situatie. Op het oude systeem waarmee we werkten, was het bovendien een crime om voorraden bij te houden of historie eruit te krijgen. Ik ben uit de ICT afkomstig, dus mijn grootste wens was één gecombineerd pakket voor administratie en service. We hebben enkele partijen over de vloer gehad, maar niemand kon dat bieden. Toen schoof AFAS aan, dat onmiddellijk Relyon aan tafel bracht.”
Verbruiksonderdelen worden per servicebus geboekt, dus we weten precies wat een monteur bij zich heeft en of het verstandig is dat hij even langskomt om zijn voorraden aan te vullen.
Ook bij AFAS en Relyon was er weliswaar geen sprake van één omgeving, maar wel van een vaste koppeling en een gezamenlijk ontwikkeltraject. Dat schonk Fuchs Service Equipment het nodige vertrouwen. “Ik had er meteen een goed gevoel bij”, zei Donselaar, “en ook het idee dat ze samen verder zijn dan de rest. Relyon past heel goed in wat AFAS te bieden heeft. We hebben nog met twee andere partijen gesproken, maar de mogelijkheden van AFAS/Relyon waren voor ons het meest overtuigend. Wij zijn een bedrijf dat met de klant meedenkt. We helpen bijvoorbeeld ook met het ontwikkelen van de juiste routing in de werkplaats. Bij die servicegedachte hoort ook dat je je klanten voorziet van managementinformatie over hun machines waarmee ze zelf hun voordeel kunnen doen. AFAS en Relyon bieden samen het systeem dat die manier van werken ondersteunt.”
Een app voor de werkbonnen
In Relyon staan nu de planning van de onderhoudsmonteurs, de machines en de storingen. Het onderhoudsproces levert digitale werkbonnen op die na afronding in AFAS worden ‘ingeschoten’. Daar worden de verkooporders en de voorraden geadministreerd. “Het werken met de app is eigenlijk heel simpel”, zegt Donselaar. “Als je aankomt, kies je voor de starttijd. Je doet je werk en vult meteen de werkbon in. Tijdens het werk kun je ook nog een fotootje maken en meesturen. Aan de werkbon kun je twee statussen meegeven: afgerond of actie nodig, bijvoorbeeld vanwege een onderdeel dat moet worden besteld. Dat laatste is handig voor de binnendienst, want die kan meteen aan de slag. Een papieren bon ontvingen we pas een dag later, soms zelfs pas een week, want je spaart ze op. Daarnaast zijn we meteen op de hoogte van het actueel verbruik van onderdelen. Verbruiksonderdelen worden per servicebus geboekt, dus we weten precies wat een monteur bij zich heeft en of het verstandig is dat hij even langskomt om zijn voorraden aan te vullen.”
En kan Fuchs nu ook sneller factureren? “In principe wel”, zegt Donselaar, “maar ik laat de facturen nu soms expres een paar dagen liggen! We willen geen sfeer creëren waarbij we bij wijze van spreken met de factuur in de hand bij de klant binnenlopen. Je kunt werkbonnen wél veel sneller verwerken. Werkbonnen die niet zijn afgerond, kunnen niet kwijtraken. En je houdt overzicht op langlopende openstaande werkzaamheden.”
Meedenken over nieuwe ontwikkelingen
Donselaar kan vele details aan AFAS/Relyon opnoemen die het leven voor hem makkelijker maken. “Dankzij referentielijsten kunnen we zien waar welke machines draaien, zodat we daar met andere klanten op bezoek kunnen om die te laten kijken. Ook kunnen we updates van machines meteen naar precies de juiste klanten sturen. Met AFAS en Relyon is het echt ‘what you see is what you get’. Ze laten klanten meedenken over nieuwe ontwikkelingen – en als ze iets ontwikkelen, dan is het voor iedereen.”
Lees hier het hele referentieverhaal van Fuchs Service Equipment over AFAS en Relyon.
Kijk voor meer informatie over Relyon en AFAS op www.relyon.nl en www.afas.nl/servicemanagement
