STULZ Groep is leverancier van koelsystemen en werkt sinds 2012 samen met Relyon en AFAS. De servicemonteurs van STULZ voeren via een tablet digitaal hun werkbonnen in, die vervolgens realtime worden verwerkt in Relyon Service Management en in AFAS Profit, het ERP-systeem van STULZ. STULZ is blij met de efficiency die de verregaande automatisering van het proces oplevert.
Efficiëntie betekent kostenbesparingen, maar ook minder ergernissen: zaken gaan in de regel nu in één keer goed.
Flexibel tegenover specifieke eisen
STULZ levert aan installatiebedrijven en eindgebruikers, maar heeft ook een eigen buitendienst. 18 servicemonteurs zijn in de Benelux op pad voor reparaties, onderhoud en tweedelijns-ondersteuning aan installateurs, 7 dagen per week, 24 uur per dag. Op elke melding geeft STULZ binnen 4 uur respons. Vroeger hielden de monteurs hun werk nog bij op fysieke werkbonnen met doordrukvellen. In een recenter verleden stapten ze over op een softwareoplossing van een andere leverancier. Algemeen directeur Carlo Brouwer vertelt: “Dat systeem bood beperkte mogelijkheden en er was geen integratie met ons ERP-systeem.” STULZ ging op zoek naar service management pakketten die méér konden en was blij verrast toen het Relyon tegenkwam. “Er zijn inmiddels behoorlijk wat oplossingen op dit gebied, maar Relyon bood als enige de flexibiliteit om haar oplossing passend te maken.”
Integratie met AFAS Profit
Minstens net zo belangrijk voor STULZ was de integratie met de software van AFAS. “Alle informatie die een monteur invoert via zijn tablet – werkuren, verbruikte materialen, reiskilometers – gaat meteen door naar AFAS Profit. Aan de hand van de werkuren kunnen we binnen één dag de klant factureren. De werkzaamheden zitten daardoor nog goed in het geheugen van de klant, waardoor hij eerder zal betalen. Hij krijgt bovendien na de werkzaamheden meteen een kopie van de werkbon en tekent digitaal voor akkoord. Die digitale handtekening zat nog niet in onze vorige oplossing.” De doorgegeven werkuren vormen tegelijk de basis voor de loonbetaling. “We betalen één op één de uren uit die we de klant in rekening brengen. Makkelijker kan niet. Maar het is ook ideaal om je marge goed in de gaten te houden.”
Op de verbruikte materialen kan STULZ scherp voorraadbeheer houden. “Relyon is nu een essentieel onderdeel van onze voorraadbeheersing in AFAS. Voorheen hielden we de voorraad handmatig bij, nu gebeurt dat automatisch: sneller en zonder fouten. Een monteur ziet bovendien niet alleen de voorraad in zijn auto, maar ook de algemene voorraad. Ontbrekende onderdelen kan hij meteen uit het magazijn laten komen. Door de gewenste onderdelen op zijn tablet in te voeren, krijgt het centrale systeem een seintje en worden de bussen ’s nachts bevoorraad voor de volgende dag”, aldus Brouwer. Een mooi voorbeeld van de gestroomlijnde processen. “Het gebruik van de combinatie AFAS en Relyon heeft ons veel efficiëntie opgeleverd. En dat betekent niet alleen kostenbesparingen, maar ook minder ergernissen: zaken gaan in de regel nu in één keer goed.”
Offline werken
Dat de mobiele applicatie van Relyon blijft werken zonder internetverbinding, is voor STULZ ook een uitkomst. “Onze systemen staan vaak op plaatsen waar geen bereik is. In datacenters moet je mobiele telefoon sowieso uit. Nu halen monteurs hun opdrachten ’s ochtends binnen, ter plaatse kunnen ze offline werken, en de tablet verstuurt de bonnen automatisch zodra er weer verbinding is. Het is een mooi voorbeeld van hoe prettig het werken is met de oplossing van Relyon. Onze monteurs zijn geweldig in hun vak, maar administratie vinden ze niks. Dus moet je het hun zo makkelijk mogelijk maken.”
Lees hier het hele referentieverhaal van STULZ Groep.
