Genoeg van de honderden mails over onderhoud, informatie die steeds tussen wal en schip valt, papieren werkbonnen die je moet overschrijven en lange Excellijsten met versnipperde informatie? We get it! Jij wilt de controle terug over je serviceproces.
Stel dat je alle benodigde informatie voor je serviceproces bundelt in één servicemanagement tool, je planning tot in de puntjes klopt en nooit meer te maken hebt met fouten. Klinkt dit als een droom? Maak het realiteit met deze 3 manieren om jouw serviceproces naar een nóg hoger niveau te tillen. Waar wacht je nog op? Breng jouw service proces naar een hoger niveau.
Stop met losse mails, agenda-afspraken en Excellijsten
Het is een feit: analoge processen kosten veel tijd én geld. Stel je voor dat je werkbonnen, onderhoudsopdrachten en mailberichten uitprint en gebruikt om te plannen. Ondenkbaar! Dan krijg je nooit de controle over je serviceproces. Je weet niet wie, wanneer, wat doet. Je monitort de voortgang van zaken nauwelijks en voorziet monteurs lastig van informatie. Het resultaat? Je raakt de grip op je serviceproces kwijt, schakelt niet snel met klanten en bent heel de dag bezig om brandjes te blussen.
Door je serviceproces te digitaliseren met een software of applicatie, stuur je de werkbonnen automatisch naar monteurs. Zij checken hun app, gaan de weg op én weten meteen wat ze te doen staat. Zeg de talloze Excellijsten, ellenlange mailing en geeltjes maar gedag, want hierdoor heb je alle klantgegevens overzichtelijk in één systeem.
Maar softwaresystemen bieden meer slimmigheden om je service proces te optimaliseren, zoals een automatische planning of routeoptimalisaties. Hiermee heb jij als servicemanager beter inzicht en speel je sneller in op onverwachte situaties. Sterker nog: je kunt veel klantvragen en vervelende situaties voor zijn. Je weet namelijk precies welke apparatuur onderhoud nodig heeft en plant dit tijdig in. Zo voorkom je onnodige storingen of gebreken.
Focus op jouw First-Time-Fix-Rate (FTFR)
Maandagochtend, 07.30 uur, en één van jouw monteurs begint goed aan de dag. Hij stapt in zijn bus en rijdt naar de eerste opdracht. Maar wanneer hij daar een uurtje later aankomt, blijkt dat er een incorrecte melding is gegeven... Hierdoor heeft de monteur niet het juiste materiaal mee, is een nieuwe afspraak nodig én zijn zowel de klant als je monteur niet blij. En jouw planning? Die loopt maandagochtend al in de soep.
Zorg er daarom voor dat je centraal alle informatie up to date hebt met onze servicemanagement tool: van de install base tot de diploma’s van je monteurs. Wil je het echt goed aanpakken en ervoor zorgen dat je zonder zoekwerk direct de juiste mensen naar de juiste klus stuurt? Leg dan alle nodige informatie vast in je plansysteem. Op deze manier zit jouw First-Time-Fix-Rate zo boven de 85%, want issues worden in de eerste poging direct opgelost.
Eis dat alles op één plek gebeurt
Is je serviceproces al helemaal digitaal? Heel goed. Kan het beter? Natuurlijk. Integreer je bijvoorbeeld al contractafspraken? Of houd je dit bij in een ander systeem? Wanneer je dit met elkaar integreert, monitor je zaken als doorlooptijden en garanties beter. Monteurs zien zo direct wat ze moeten doen bij langdurige effecten, boetes of klachten.
Ook is het noodzakelijk als iedereen binnen de afdeling en organisatie in één systeem werkt. Zo voorkom je ‘schaduwlijsten’ met informatie. En is iedereen op de hoogte van de status van reparaties of onderhoud. Integreer ook de registratie van je monteurs in dit systeem. Op deze manier uploaden ze foto’s van de reparaties en voegen ze opmerkingen toe. Dan ben jij als servicemanager direct bij met het volledige serviceproces.
Klaar om je serviceproces naar een hoger niveau te tillen?
Dat kan, met Relyon One! Met onze servicemanagement tool zijn de vervelende situaties uit deze blog voor altijd verleden tijd. Wil je jouw service proces naar een hoger niveau tillen? Plan een gratis demo in.
