Pirtek Benelux

De mobiele servicedienst van Pirtek, specialist in het vervangen van hydraulische slangen op locatie, is een groot succes. De service is actief vanuit een twintigtal Pirtek-centers in de Benelux en is binnen één uur aanwezig, of dit nu op een bouwplaats, in een fabriek, in een werkplaats of langs de weg is. Relyon Service Management fungeert er als compleet service management systeem voor de mobiele servicedienst.

Om het primaire proces van Pirtek verder te optimaliseren en de efficiency verder te verhogen, was er behoefte aan een centraal service management systeem, aangezien bedrijven vaak klant zijn bij meerdere Pirtek-centers. Relyon bood Pirtek daarom een complete backoffice-oplossing voor relatiebeheer en de afhandeling van servicewerkzaamheden.

De software van Relyon biedt ons de ruimte om verder te groeien en onze klanten nog eenvoudiger de service te leveren die ze van ons gewend zijn.

1-uur service

In diverse industrietakken kan een simpele storing, zoals een lekkende slang, tot urenlange vertragingen en dus hoge kosten leiden. Pirtek bedacht daar de ideale oplossing voor: een mobiele servicedienst die binnen één uur aanwezig is om hydraulische slangen te vervangen. Als uitvalsbasis dienen de Pirtek-centers in de Benelux, van waaruit speciaal opgeleide monteurs op pad gaan met hun servicewagens. De centers zijn onderdeel van de franchiseformule van Pirtek Benelux. Ze voeren dus hun eigen financiële administratie en kennen hun eigen klanten.

Dat werd een probleem wanneer bedrijven klant waren bij verschillende Pirtek-centers, vertelt Kok Langerak, CEO van Pirtek Benelux. Voor de franchisegever was het complex om landelijke afspraken met grote klanten goed te laten toepassen door de verschillende vestigingen. En dus ging Pirtek op zoek naar een leverancier die de gewenste integratie kon bieden zon­der afbreuk te doen aan de zelfstan­digheid van de franchisenemers. Dat viel niet mee, aldus Langerak. “De eerste pogingen om een oplossing te vinden liepen op niets uit. Leveran­ciers boden niet de vereiste functio­naliteit binnen de door ons gestelde randvoorwaarden. Totdat we via Syntens, een initiatief van het ministerie van Economische Zaken, werden ge­wezen op Relyon.”

Niet meteen oplossingen verkopen

“Zonder ons met­een oplossingen te verkopen, heeft Relyon zich eerst verdiept in het Pirtek-proces. Op basis daarvan en met oog voor onze eisen en wensen hebben ze een document opgesteld waarin een compleet geïntegreerd systeem werd voorge­steld dat wél aansluit op ons proces.” Dit systeem kreeg de vorm van een complete backoffice-oplossing voor de geautomatiseerde administratieve afhandeling van de werkzaamheden van Pirtek-medewerkers. Onnodige dubbele invoer of het handmatig overnemen van gegevens behoort daarmee tot het verleden. Met be­hulp van de uitgebreide service­ management functionaliteit en de geïntegreerde CRM-functies zijn zowel de klus- als de relatiegegevens een­voudig te beheren. Het systeem is een webapplicatie, zodat de eindge­bruikers genoeg hebben aan een webbrowser en kantoortoepassingen voor het verder bewerken van rapportages. Door de workflow van Pirtek te automatiseren kunnen talloze administratieve handelingen achterwege blijven. Direct na het invullen van de digi­tale werkbon wordt dit proces in gang gezet. De werkbon is immers meteen de basis voor het berekenen van de factuur. Dit gebeurt met behulp van de centrale klantafspraken die ook in het backoffice-systeem zijn vastgelegd. Via een interface wordt de factuur direct automatisch in het financiële pakket Exact Globe geregistreerd.

Relyon heeft zijn bewezen standaard functionaliteit op een snelle, betaal­bare en flexibele wijze aan Pirtek Benelux geleverd, op een manier die past bij onze organisatie.

Ruimte voor verdere groei

Pirtek testte de oplossing door middel van pilots in de vestigin­gen Amsterdam en Europoort. Langerak: “Op basis daarvan is een compleet en effectief systeem geïmplementeerd. Nu beschikken we over een innovatief service management systeem met geïnte­greerde CRM-functionaliteit, passend bij de wensen van zowel de Pirtek-centers als Pirtek Benelux. Het biedt ons de ruimte om verder te groeien en onze klanten nog eenvoudiger de service te leveren die ze van ons gewend zijn.”

Ook de gebruikers zijn positief, vertelt Langerak. Ze krijgen afhankelijk van hun functie een specifiek startscherm met de voor hen relevante informa­tie. Zo wordt sneller duidelijk welke actie van de gebruiker ge­wenst is. “Vooral de snelheid van factu­reren en de volledigheid van de klus­gegevens blijven iedereen verbazen. Dat heeft tot oprechte complimenten van onze klanten geleid.” De samenwerking met Relyon bevalt Pirtek prima. “Hun flexibele instelling en snelheid van reageren worden als zeer prettig ervaren. Relyon heeft zijn bewezen standaard functionaliteit op een snelle, betaal­bare en flexibele wijze aan Pirtek Benelux geleverd, op een manier die past bij onze organisatie en ons bedrijfsproces.”