Het pas in 2014 opgerichte Fuchs Service Equipment groeit als kool. De leverancier van garagewerkplaatsapparatuur kan dat mede door de vroege keuze om het gehele bedrijfsproces te automatiseren via AFAS en Relyon. Juist omdat Fuchs wil uitblinken in service, is het bedrijf blij met de hechte combinatie van zijn twee IT-leveranciers.
Het bedrijf uit Veenendaal begon in 2014 als exclusief wederverkoper van de werkplaatsapparatuur van Fuchs, een merk dat zich vooral op vrachtwagens richt en de naam aan de onderneming gaf. Al snel kwamen daar de merken Hunter en Nussbaum bij, waarmee Fuchs Service Equipment zich ook op autogarages en bandenservicebedrijven kon richten. Momenteel levert Fuchs apparatuur die uiteenloopt van hefbruggen en putliften tot balanceer- en uitlijnmachines. Maar Fuchs wil meer dan alleen de machines leveren, zegt commercieel medewerker Tijmen Donselaar, die een jaar na de oprichting de binnendienst kwam versterken. Door complete oplossingen te leveren en daar de service op te verlenen wil Fuchs zich onderscheiden in de markt, zo legt hij uit.
“Ik had meteen een goed gevoel bij AFAS en Relyon: samen zijn ze verder dan de rest”
Meteen een goed gevoel
Toen Donselaar bij Fuchs in dienst trad, was er één servicemonteur actief, met af en toe een zzp’er erbij voor de drukke tijden. Ze werkten met papieren werkbonnen en keuringsrapporten. “Dat ging nog met één monteur”, zegt Donselaar, “maar als je wilt groeien zoals wij, dan is dat geen blijvende situatie. Op het oude systeem waarmee we werkten, was het bovendien een crime om voorraden bij te houden of historie eruit te krijgen. Ik ben uit de ICT afkomstig, dus mijn grootste wens was één gecombineerd pakket voor administratie en service. We hebben enkele partijen over de vloer gehad, maar niemand kon dat bieden. Toen schoof AFAS aan, dat onmiddellijk Relyon aan tafel bracht.”
Ook bij AFAS en Relyon was er weliswaar geen sprake van één omgeving, maar wel van een vaste koppeling en een gezamenlijk ontwikkeltraject. Dat schonk Fuchs Service Equipment het nodige vertrouwen. “Ik had er meteen een goed gevoel bij”, zei Donselaar, “en ook het idee dat ze samen verder zijn dan de rest. Relyon past heel goed in wat AFAS te bieden heeft. We hebben nog met twee andere partijen gesproken, maar de mogelijkheden van AFAS/Relyon waren voor ons het meest overtuigend. Wij zijn een bedrijf dat met de klant meedenkt. We helpen bijvoorbeeld ook met het ontwikkelen van de juiste routing in de werkplaats. Bij die servicegedachte hoort ook dat je je klanten voorziet van managementinformatie over hun machines waarmee ze zelf hun voordeel kunnen doen. AFAS en Relyon bieden samen het systeem dat die manier van werken ondersteunt.”
Een app voor de werkbonnen
Donselaar is ook zeer te spreken over de implementatie van beide pakketten. In november 2016 viel de beslissing voor AFAS/Relyon, op 1 januari 2017 betrok Fuchs een nieuw pand in Veenendaal en op 1 april van dat jaar gingen de systemen live. “Het liep hartstikke goed”, vertelt Donselaar. “Het scheelt wel dat we met een schone lei zijn begonnen, we hebben geen oude gegevens geïmporteerd. De begeleiding van Relyon was gewoon prettig. We werkten met een vaste contactpersoon die op geregelde tijden vinger aan de pols hield. Bij AFAS draaide het meer om trainingen, want daar konden we veel van de inrichting zelf doen.”
In Relyon staan nu de planning van de onderhoudsmonteurs, de machines en de storingen. Het onderhoudsproces levert digitale werkbonnen op die na afronding in AFAS worden ‘ingeschoten’. Daar worden de verkooporders en de voorraden geadministreerd. “Onze grote wens was een werkbonnen-app”, zegt Donselaar. “De uren van een monteur zijn meteen genoteerd, hij hoeft geen bonnen meer per post op te sturen en we zijn ook meteen op de hoogte van het actueel verbruik van onderdelen. Verbruiksonderdelen worden per servicebus geboekt, dus we weten precies wat een monteur bij zich heeft en of het verstandig is dat hij even langskomt om zijn voorraden aan te vullen.”
“Je kunt werkbonnen veel sneller verwerken. En werkbonnen die niet zijn afgerond, kunnen niet kwijtraken”
Meer overzicht
De monteurs van Fuchs – inmiddels zijn het er vijf – doen in het geval van storingen zo’n twee à drie afspraken per dag. In geval van onderhoud gaat het om één afspraak per dag. “Het werken met de app is eigenlijk heel simpel”, zegt Donselaar. “Als je aankomt, kies je voor de starttijd. Je doet je werk en vult meteen de werkbon in. Tijdens het werk kun je ook nog een foto maken en meesturen. Aan de werkbon kun je twee statussen meegeven: ‘afgerond’ of ‘actie nodig’, bijvoorbeeld vanwege een onderdeel dat moet worden besteld. Dat laatste is handig voor de binnendienst, want die kan meteen aan de slag. Een papieren bon ontvingen we pas een dag later, soms zelfs pas een week, want je spaart ze op. Als tussenoplossing hebben we destijds nog met invulbare pdf’s gewerkt, maar dan nog ben je op de binnendienst alles aan het overtikken.”
Volgens Donselaar hebben de monteurs van Fuchs niet het idee dat ze door de app in de gaten gehouden worden. “Nee, zo’n bedrijf zijn wij niet. Wij leggen er geen druk op. Als het niet lukt om het werk af te krijgen, kan de monteur gewoon de volgende dag verder. Twee monteurs kennen alleen het nieuwe systeem, dus die hoefden sowieso niet te wennen. En we hebben één 60-plusser, maar die heeft het ook gewoon netjes opgepakt. En vergeet ook niet welke voordelen het voor de interne organisatie oplevert. Er zijn bedrijven waar er meer mensen binnen zitten dan buiten. Hier kan ik in mijn eentje vijf monteurs aansturen.” En kan Fuchs nu ook sneller factureren? “In principe wel”, zegt Donselaar, “maar ik laat de facturen nu soms expres een paar dagen liggen. We willen geen sfeer creëren waarbij we bij wijze van spreken met de factuur in de hand bij de klant binnenlopen. Je kunt werkbonnen wél veel sneller verwerken. Werkbonnen die niet zijn afgerond, kunnen niet kwijtraken. En je houdt overzicht op langlopende openstaande werkzaamheden.”
Portal voor klanten
Fuchs staat een jaar na implementatie op de drempel van de grootste vernieuwing die het bedrijf dankzij AFAS/Relyon kan doorvoeren: een portal waarin klanten alle informatie kunnen terugvinden over hun machinepark en onderhoudshistorie. “Alleen de keuringsrapporten moeten er nog digitaal in en dan kunnen we live”, vertelt Donselaar. “Het was ook goed om er een jaar mee te wachten, want nu hebben we historie opgebouwd en hebben klanten meteen iets te bekijken. We gaan eerst schaduwdraaien met twee goede klanten, daarna rollen we het voor al onze klanten uit. We gaan het gewoon gratis aanbieden, want we vinden dat dat bij onze service hoort.”
Donselaar kan vele details aan AFAS/Relyon opnoemen die het leven voor hem makkelijker maken. “Dankzij referentielijsten kunnen we zien waar welke machines draaien, zodat we daar met andere klanten op bezoek kunnen om die te laten kijken. Ook kunnen we updates van machines meteen naar precies de juiste klanten sturen. Met AFAS en Relyon is het echt ‘what you see is what you get’. Ze laten klanten meedenken over nieuwe ontwikkelingen – en als ze iets ontwikkelen, dan is het voor iedereen.”
