EZS Parkeersystemen B.V. was in 2014 op zoek naar een oplossing die het gehele serviceproces vanuit één informatiebron kon begeleiden. Omdat EZS zich wil onderscheiden door service, koos het bedrijf uit Beverwijk voor de combinatie van AFAS en Relyon. “Betrouwbare en gestructureerde informatie, centraal opgeslagen – daar was het ons om te doen.”
EZS Parkeersystemen in Beverwijk werd in 2005 opgericht door drie compagnons die toen al konden bogen op langdurige ervaring in de parkeerwereld. Het bedrijf richt zich op vier disciplines, vertelt Siegfried Zeggen, de ‘Z’ van EZS: vooraf betalen, achteraf betalen, toegangscontrole en service. “Bij vooraf betalen moet je denken aan de parkeerautomaten die in gemeenten door het hele land staan. Heel Nederland is daarbij ons werkgebied, van Delfzijl tot Sluis. Achteraf betalen doe je meestal in een parkeergarage of op een parkeerterrein: ook daarvoor hebben we oplossingen in ons aanbod. Verder verzorgen we de toegangscontrole op kantoorcomplexen, voor bedrijven die een fysiek afgesloten parkeerterrein willen voor hun medewerkers en bezoekers.”
Betrouwbare en gestructureerde informatie, centraal opgeslagen – daar was het ons om te doen.
Onderscheidende factor
Zeggen noemt service als een aparte vierde discipline – en niet voor niets. “Dat is in mijn ogen onze belangrijkste tak van sport. Onze monteurs worden bijna maandelijks bijgeschoold, zeker omdat de techniek voortschrijdt. Denk aan ontwikkelingen als kentekenherkenning en mobiel betalen. We zijn met een relatief klein aantal medewerkers begonnen en dat aantal is inmiddels bijna verdrievoudigd. In een tijd van laagconjunctuur hebben we dus een gezonde groei meegemaakt. De kwaliteit van onze service is daarin de onderscheidende factor. Iedereen kan systemen leveren, juist in de service zit het verschil.”
In één adem
Om die reden ging het bedrijf in 2014 op zoek naar een oplossing die de toekomst van EZS als serviceorganisatie kon waarborgen. Zeggen: “We zijn een onderzoek begonnen om te kijken waar we destijds als serviceorganisatie stonden en wat we nodig hadden om die service als groeiend bedrijf te kunnen blijven bieden.” EZS bestudeerde diverse opties, maar koos uiteindelijk voor de combinatie van AFAS en Relyon. “We hebben in één adem voor beide besloten, omdat ze naadloos op elkaar aansluiten: AFAS voor de administratie, Relyon voor de service.”
Zeggen weet goed waarom hij destijds voor beide leveranciers koos. “We kozen vooral voor AFAS omdat we daarmee konden werken in de cloud, zonder fysieke server. Bovendien is er weinig maatwerk nodig: in de financiële administratie en projectadministratie kun je in de basis al heel veel goed inrichten. Bij Relyon sprong vooral eruit dat we onze drie productgroepen fysiek herkenbaar in het systeem konden maken. Denk aan een parkeerautomaat: die heeft geen adres! Stel je voor dat hij in de Dorpsstraat staat, maar die straat heeft nog drie andere automaten. Of hij is drie kilometer lang. Ook zulke objecten zijn in Relyon in te voeren. Bovendien zijn er kenmerken aan het apparaat toe te voegen, zoals de onderhoudshistorie. Ook de combinatie met de planning sprak ons erg aan.”
Er is nu meer tijd voor persoonlijk contact met de klant, omdat onze monteurs onderweg minder met administratie bezig zijn.
Centrale en betrouwbare informatie
EZS nam er een jaar voor om beide systemen in te richten en te finetunen. “Natuurlijk was het in het begin wennen. Vooral aan Relyon hebben we dagelijks aandacht besteed, omdat we dat systeem verder aan ons proces hebben aangepast dan AFAS”, vertelt Zeggen. “We werkten tot die tijd met papieren werkbonnen en Excel-sheets. Het werken met een bonnenboekje ging net zo goed, dat was het punt niet. Op papier kun je soms zelfs iets meer: dan kun je immers een klein beetje van je pad afwijken. Dat heeft een klant soms nodig – en dat is voor een servicegerichte organisatie heel belangrijk. Toch hebben bonnen en Excel-sheets ook nadelen: je werkt decentraal met verschillende lijsten. We wilden die versnippering tegengaan, dat was voor ons het belangrijkste. Ons is het nooit te doen geweest om enorme kostenbesparingen. Betrouwbare en gestructureerde informatie, centraal opgeslagen – daar was het ons om te doen.”
In plaats van met een bonnenboekje gaan de monteurs nu met een tablet op stap. Dagelijks gaan ze bij de vele automaten langs die aan de hand van onderhoudscontracten service ontvangen. Daarbij gaat het om zowel preventief als correctief onderhoud. Zeggen: “Ons onderhoud wordt met de klant afgestemd en in de planning opgenomen. Bij storingsmeldingen vragen we altijd om zo veel mogelijk extra informatie vooraf, zodat de monteur gericht en snel het probleem kan verhelpen. Ook kan onze servicemanager dan beter bepalen welke monteur hij inzet. Monteurs krijgen voor elke opdracht een digitale werkbon, die de klant na afloop tekent. Zodra de bon is doorgezet naar onze administratie, wordt hij hier gecontroleerd om te beoordelen welke werkzaamheden binnen het contract vallen. Wat erbuiten valt, gaat meteen door naar AFAS om te worden gefactureerd. Het is één doorlopend proces.”
Vertrouwensband
Met AFAS en Relyon kan EZS dagelijks zijn streven waarmaken om het verschil te maken als serviceorganisatie. Zeggen: “Onze monteurs gaan altijd even bij de klant langs. Zo kunnen ze een relatie met de klant opbouwen, want we merken hoe belangrijk het is dat klanten ons vertrouwen. Voor dat persoonlijk contact is nu meer tijd, omdat onze monteurs nu onderweg minder met administratie bezig zijn. Ook dat is een groot voordeel van deze oplossing.”
