De Badmeesters

Heb jij een zwembad, sauna of spa en woon je in regio Zeeland? Dan hoorde je misschien wel eens van De Badmeesters. Sinds 1987 bouwt en onderhoudt dit familiebedrijf particuliere zwembaden én alles daar omheen. En ook zij moesten met de tijd mee. Want die muren vol archiefkasten? Dan kon écht niet meer, vond Willem den Baars jr.  

Hij zorgde ervoor dat het bedrijf overstapte van handgeschreven werkbonnen naar onze gloednieuwe field service software: Relyon One. Onze software voldeed namelijk aan al zijn eisen. Wat deze eisen waren? En wat de overstap hem brengt? Hij vertelt er alles over in dit interview.  

Familiebedrijf

In 1987 richtten de ouders van Willem het bedrijf De Badmeesters op. Drie jaar geleden stapte ook hij in het bedrijf. Hij vertelt: “Ik studeerde werktuigbouwkunde en heb daarna zo’n tien jaar in het projectmanagement gezeten. Een bouw- en onderhoudsbedrijf past dus perfect in mijn straatje. 

Het was dan ook een logische keuze voor mij om in het familiebedrijf te stappen. Ik vind het geweldig om een klant tevreden te maken met hetgeen dat wij voor hen gemaakt hebben, dat is het allerleukste aan mijn werk.”  

Archiefwanden

In eerste instantie draaide Willem dan ook mee met de monteurs. Later maakte hij de overstap naar het kantoor, waar hij de administratie en werkvoorbereiding regelt. Wat hij daar aantrof? “Een mappenwand met archiefkasten tot aan het plafond. We deden alles op papier – het was simpelweg niet meer van deze tijd”, vertelt hij. En dus nam hij het voortouw in de digitalisering van De Badmeesters. 

De juiste servicemanagementpartij

“Op dat moment begon de zoektocht naar een goede servicemanagementpartij. Een aantal kennissen en oud-collega’s wezen mij toen op Relyon. Om zeker te zijn van mijn zaak, vergeleek ik hen nog met een aantal andere partijen. Toen het duidelijk werd dat Relyon de juiste partij was voor ons bedrijf, nam ik contact op. Direct merkte ik dat we op één lijn zaten met elkaar. Dat was fijn en gaf vertrouwen.”

Wensen en eisen

Wel is het tijdens zo’n zoektocht goed om te weten welke wensen en eisen je hebt. Willem stelde daarvoor een lijstje op: “Ik wilde onze papieren werkbonnen digitaliseren, maar ook de mogelijkheid tot geautomatiseerde verzamelrapportages, klantcontact binnen een handig portaal en de mogelijkheid van routeplanning op basis van storingen. 

De meeste van deze functionaliteiten heeft Relyon One al, en een aantal ervan staan nog op de roadmap. Ik heb geregeld contact met de product owner van Relyon om te kijken wat daarvan de stand van zaken is. Dat is fijn, ik weet dat ze bezig zijn met deze functionaliteiten en voel me daardoor erg serieus genomen.”  

Geen handschriften meer ontcijferen

Het grootste profijt dat Willem ervaart van onze software? “Ik hoef nu nooit meer handschriften te ontcijferen”, lacht hij. “Voorheen kreeg ik een stapel werkbonnen in mijn handen gedrukt – of ik even wilde uitzoeken wat er precies stond. Nu dat automatisch gebeurt, scheelt me dat bakken met tijd.  

Daarnaast staat de onderhoudsplanning er nu al voor het hele jaar in en weten onze monteurs dus precies wat eraan komt. Dat is handig, want dan kunnen ze bijvoorbeeld onderhoud combineren. Ook kunnen we nu, aan het einde van het badseizoen, in één keer een uitdraai maken en onze werkzaamheden factureren. En krijgt de klant na een bezoek wekelijks een rapportage per e-mail – die feature voegde Relyon toe op basis van mijn input. Vroeger deden we dat handmatig, dat kostte enorm veel tijd en was erg foutgevoelig.” 

De volgende stap

Of Willem al zit te denken aan andere mooie stappen op het gebied van digitalisering en automatisering? “We zijn een klein bedrijf, dus we kunnen niet alles in één keer veranderen. We hebben bewust besloten om eerst een jaar met Relyon One te werken. Wanneer we dat helemaal onder de knie hebben, willen we een koppeling realiseren met ons ERP-pakket. Dat is handig, want dan kunnen we ook onze werkbonnen automatisch laten versturen als factuur.” 

Ontdek Relyon One

Herken jij de muren vol archiefkasten waaraan Willem zich zo stoorde? En ben jij ook op zoek naar een servicemanagementpartij om dit proces te digitaliseren? Lees ons e-book “5 hacks voor meer grip op je serviceproces” en ontdek de voordelen van Relyon One!