Sinds Bandenservice Zuid-West met de software van AFAS en Relyon werkt, heerst er rust binnen het bedrijf. Door de hoge automatiseringsgraad kan de bandenspecialist voor landbouw, transport en industrie sneller schakelen, terwijl alle processen toch geordend en overzichtelijk verlopen. Intern boekt het bedrijf veel tijdwinst, de klanten zijn meer dan ooit tevreden.
Over Bandenservice Zuid-West
Bandenservice Zuid-West is opgericht in 1987 en gespecialiseerd in banden voor voertuigen in de landbouw, het transport en de industrie. De grootste banden die het bedrijf uit Klaaswaal levert, zijn wel twee meter hoog. Voor het wisselen is vaak speciale apparatuur nodig. Daarvoor rijden drie servicewagens door het land. De wagens leveren ook banden af als de klant de banden zelf kan wisselen. Het bedrijf werkt al met AFAS vanaf het moment dat de zoon van de oprichter het bedrijf overnam. Meteen loodste die AFAS naar binnen. Bandenservice Zuid-West gebruikt het hele pakket, van de boekhouding tot en met de personeelsadministratie, zo vertellen Piet van der Veer en Marius Dorst, die bij de bandenspecialist voor de planning zorgen. Het bedrijf heeft ook een webshop, Trekkerbandenmarkt.nl, en die wordt al evenzeer ondersteund door AFAS.
Het heeft een boel stress weggenomen, voor onszelf en bij de klanten. Voor de klant is het nu duidelijk: afspraak is afspraak. En die komen we echt elke keer na.
Vijf gerichte vragen
Tot twee jaar geleden werkte een klein groepje medewerkers echter nog zonder noemenswaardige automatisering: de monteurs die elke dag op pad gaan om banden te wisselen en af te leveren. “We werkten tot die tijd met een boek op de balie, waar iedereen zijn opdrachten in schreef”, herinnert Van der Veer zich nog. “De monteurs kregen werkbriefjes mee, maar die raakten nogal eens kwijt. Dat leidde geregeld tot discussie met klanten over werk dat wel of niet was gedaan.” Totdat AFAS een uitnodiging stuurde om naar een demonstratie te komen kijken van de service management software van Relyon. Het werd een opmerkelijke dag. “We hadden meteen in de gaten dat Relyon precies kon aanvullen wat we nog misten. Echt, na een halfuur waren we overtuigd. Het was een kwestie van vijf gerichte vragen stellen. Toen Relyon op alle vragen een goed antwoord had, wisten we dat het goed zat.”
Het enthousiasme bij Van der Veer en Dorst was groot. Dorst: “We zeiden: nu is er geen weg terug. We hebben de monteurs meteen in het diepe gegooid. Dat was best stoer, maar het is gelukt. We begonnen met de basisversie van Relyon en hebben toen de software stap voor stap aan onze wensen aangepast. Binnen vijf à zes weken draaiden we alsof we ’t altijd zo hadden gedaan. We hadden gedacht dat de monteurs er moeite mee zouden hebben, maar dat viel eigenlijk best mee. We hebben de jongens er vanaf het begin bij betrokken, dat was heel belangrijk.” Van der Veer legt uit hoe ze over de streep werden getrokken: “Het scheelde dat sommige jongens toe waren aan een nieuwe telefoon. In plaats van tablets met alleen de service management software erop gingen ze met een nieuwe smartphone aan de slag. Ze hoefden ook geen privételefoon meer, want we gaven ze er een belbundel bij. Dat bleek een heel goede motivatie!”
Afspraak is afspraak
Sinds de integratie van Relyon in AFAS verloopt het serviceproces van begin tot eind geautomatiseerd. Door de koppeling met de facturatie en het voorraadbeheer in AFAS wordt de administratie in een flits afgehandeld. Van der Veer: “Of de klant nu op rekening betaalt of contant, na diens akkoord sluit de monteur de order af en worden de gegevens meteen doorgestuurd. Zodra hij het erf afrijdt, zien wij al welk werk hij heeft gedaan. Via AFAS gaat de factuur meteen naar buiten. Dat betekent ook dat we eerder worden betaald.” De planners merken dagelijks hoe flexibel de oplossing is. Dorst: “Ook vroeger hielpen we klanten uit de brand met spoedklussen, maar dat leverde hier intern soms weleens chaos op. Is er nu een spoedje, dan kunnen we die er zo tussenproppen zonder dat dat effect heeft op de rest van het werk.” Van der Veer beschrijft de gevolgen voor de werksfeer: “Het heeft een boel stress weggenomen, voor onszelf en bij de klanten. Er is rust in onze werkwijze gekomen. Voor de klant is het nu duidelijk: afspraak is afspraak. En die komen we echt elke keer na.”
Op elke plaats in het bedrijf kunnen we dankzij AFAS en Relyon sneller en efficiënter werken.
Over de klanten gesproken: die hebben het meeste plezier van de combinatie tussen AFAS en Relyon, vertellen beide planners, en dat vinden ze misschien wel het belangrijkste. Van der Veer: “Ons bedrijf onderscheidt zich door service. Klanten merkten ’t meteen: we kunnen nu heel snel handelen. Vroeger was het papierwerk altijd kwijt, zeker als je het echt nodig had. Maar nu is er geen misverstand mogelijk.” En intern? “Op de werkvloer scheelt het al gauw een man per jaar. Op elke plaats in het bedrijf kunnen we dankzij AFAS en Relyon sneller en efficiënter werken. Zó veel tijdwinst levert het op, het is gewoon bizar.” Dorst noemt nog een ander voordeel: “Piet wordt ook een dagje ouder, maar kan nu steeds meer thuiswerken. Toen we nog met werkbonnen werkten, stapelden de bonnen zich soms zo hoog op dat hij op stenen moest staan om nog naar buiten te kunnen kijken! Nu werkt hij gewoon op afstand. Ook hebben we nooit meer discussie rond het uitdelen van het werk. Sterker nog, de monteurs hoeven op maandagochtend niet eens meer langs te komen: hun werk staat op hun telefoon. Vroeger hadden we op dat vlak veel ruis op de lijn, nu is alles glashelder.”
Toekomstplannen
Ook op groei naar meer vestigingen is Bandenservice Zuid-West voorbereid. Van der Veer: “In 2012 hebben we een vestiging in Noordwijkerhout geopend. Die kunnen we hiervandaan ondersteunen. Als we meer filialen zouden willen openen, dan is deze oplossing daar helemaal klaar voor.” De bandenspecialist heeft wat dat betreft volop toekomstplannen in samenwerking met AFAS en Relyon. Dorst: “We willen onze service nog verder verbeteren door elke volgende klant in de planning een berichtje te sturen over het tijdstip dat we eraan komen. Zo kan hij zijn machine voor dat moment klaarzetten op het erf en de rest van de dag doorwerken. Praktisch voor de klant en weer extra tijdwinst voor ons.”
Een volgende stap is het verwerken van de uren van de monteurs in de personeelsadministratie in AFAS. Van der Veer: “We zullen het niet gebruiken om onze monteurs scherp te houden, want daar kun je ook wrevel mee veroorzaken. Ieder mens is anders. Wel wordt de verhouding tussen werk en prijs heel inzichtelijk. Wij zien sneller of we te veel of te weinig rekenen voor een bepaalde handeling, voor de klant is het meteen helder hoeveel tijd iets kost.” Dorst: “De kwaliteit van het werk is voor ons belangrijker dan de snelheid waarmee onze monteurs werken. Maar deze stap gaat ons wel helpen om de sterke punten van elke monteur te ontdekken. Dan weten we dat de ene monteur goed is in die klus, terwijl we de ander beter naar die andere lastige opdracht kunnen sturen.”
