Toen Alfa Melktechniek en Alfa Koeling als leverancier van melkmachines en melkkoeltanks in 2018 uit moederorganisatie DeLaval stapten, gingen ze op zoek naar automatisering die paste bij de kleinere schaal van de bedrijven. Het doel was een helder bedrijfspakket en een oplossing die de administratieve last van de monteurs zo beperkt mogelijk zou houden.
Alfa Melktechniek en Alfa Koeling zijn samen met zusterbedrijf Unitank gevestigd in het Overijsselse Lemelerveld. De bedrijven leveren melkmachines en melkkoeltanks aan melkveehouderijbedrijven. Alfa Melktechniek verricht daar ook service en onderhoud op in de regio van Deventer tot Hoogeveen en Alfa Koeling verzorgt onderhoud aan koeltanks in het gehele land. Daarnaast reviseert Unitank gebruikte koeltanks voor de export. Tot 2018 waren de drie bedrijven van directeur Albert Mulder onderdeel van DeLaval, een toonaangevende leverancier van oplossingen voor de melkveehouderij. Het voormalige moederbedrijf werkte tot die tijd met twee verkoopkanalen: een indirect kanaal met franchisenemers en een direct kanaal van aan de importeur verbonden dealers. De laatste groep bedrijven werd in 2018 verzelfstandigd – zo ook de vestiging in Lemelerveld.
Het wordt moeilijk, maar het gaat lukken!
En het is heel knap, maar zo is ’t ook gegaan…
Kanon op een mug
De management buy-out door Mulder die daarvan het resultaat was, had gevolgen voor de automatisering van het bedrijf. Tot dan toe hadden de importeurdealers meegelopen op de software van DeLaval. Dat maakte als internationale organisatie gebruik van SAP en Siebel. “De verzelfstandiging betekende dat we onze eigen automatisering moesten opzetten”, vertelt Mulder. “We namen feitelijk een hap uit de administratie die bij DeLaval was geïntegreerd in SAP/Siebel. Die moesten we vervolgens in een nieuw systeem opbouwen: van boekhouding en loonadministratie tot aan wagenparkbeheer.”
Dat was een uitdaging voor Alfa, maar het bood ook kansen. De bestaande oplossing sloot namelijk op diverse punten niet aan op de wensen van Mulder en zijn organisatie. “Het was met een kanon op een mug schieten: veel te breed voor wat we nodig hadden – en wát we nodig hadden, zat er niet in. Als er bijvoorbeeld een klant belde, kregen we onvoldoende inzicht over de laatste bezoeken die we bij deze klant hadden afgelegd. Op die manier kost het veel tijd, geld en negatieve energie. Bovendien was het systeem erg traag. Monteurs voerden vaak ’s avonds hun werkbonnen maar in, omdat het bij de klant te lang duurde.”
Zo min mogelijk administratieve last voor monteurs
Eén grote wens had Mulder bij zijn zoektocht naar een betere oplossing. “Ik wilde de administratieve last voor mijn monteurs zo beperkt mogelijk houden. Met dat in mijn achterhoofd ben ik gaan zoeken – en zo kwam ik bij Relyon terecht. Hun oplossing met een app waarop monteurs heel snel en eenvoudig hun werkzaamheden kunnen invoeren, sprak meteen tot de verbeelding. Toen ik contact opnam, hoorde ik van de samenwerking met AFAS. Ook dat klonk mij goed in de oren, want AFAS is een Nederlands pakket dat uitblinkt in helderheid en eenvoud in vergelijking met de grote bedrijfssystemen.”
Mulder keek nog naar een andere oplossing, die dezelfde functionaliteit als AFAS en Relyon bood. Maar toen begonnen snelheid en slagvaardigheid een rol te spelen. “Op 1 mei 2018 zouden we verzelfstandigen”, vertelt Mulder, “en het was inmiddels maart. De andere partij zei: nee, dat kan nooit in twee maanden. Maar bij AFAS en Relyon zeiden ze: het wordt moeilijk, maar het gaat lukken! En het is heel knap, maar zo is ’t ook gegaan…”
De combinatie AFAS en Relyon bleek precies de goede oplossing te zijn en werd ook nog eens in recordtijd geïmplementeerd.
Geen cultuuromslag nodig
De introductie van de Relyon-app verliep net zo soepel. Zo’n 50 van de in totaal 65 medewerkers van Alfa zijn gebruikers van de app geworden. In groepen van 10 tot 15 man kregen zij eind april uitleg. “Tijdens de bijeenkomst hebben we hen de app laten downloaden. Relyon had een testomgeving klaargezet waarop ze ter plekke konden oefenen: een werkbon aanmaken, een storingsbon aanmaken, enzovoort. We stonden in mei nog klaar met support, maar eerlijk gezegd was dat na twee weken al niet meer nodig. Iedereen was enthousiast: veel minder administratieve last, en de snelheid was een verademing. Het vorige systeem was zo traag dat monteurs de bonnen vaak thuis maakten. ‘Dan sta ik zo lang bij de boer op het erf, dat kan gewoon niet’, zeiden ze. Nu is het klaar zodra ze van het erf afrijden – en dat is mentaal ook veel prettiger.”
Eén voordeel had Mulder wel: een cultuuromslag van papieren werkbonnen naar een geautomatiseerde oplossing hoefde hij niet meer te maken. “Sommige monteurs hadden de Relyon-app al gedownload voordat we waren begonnen! Een paar waren wel het grotere beeldscherm van hun laptop met de Siebel-oplossing gewend. Die zijn de app later op hun tablet gaan gebruiken – ook prima. Maar de meesten gebruiken ‘m gewoon op hun telefoon en zijn er erg blij mee.”
Enthousiaste klanten
Klanten reageren enthousiast, heeft Mulder inmiddels gemerkt. “Ze vinden de factuur zó overzichtelijk! En dat kan kloppen, want we hebben in AFAS zelf gekozen wat we erop zetten en wat niet. Deels heeft dat te maken met de controleslag die nu mogelijk is tussen de werkbon uit Relyon en de factuur die in AFAS wordt aangemaakt. Een klant krijgt zo nooit meer een ‘rare factuur’, bijvoorbeeld met afkortingen die hij niet kent. Verder zijn wij een sector van ‘geen bericht is goed bericht’, dus complimenten krijgen we niet zo gauw. Wel belt een melkveehouder nooit meer met de vraag waarom het busje van de monteur nog zo lang op zijn erf staat – en of hij ook voor die tijd moet betalen…”
Toekomstplannen heeft Alfa genoeg met AFAS en Relyon. Mulder: “Ik denk dat we nog maar een kwart van het systeem gebruiken. Ik wil zeker meer met de managementinformatie in de diverse cockpits gaan doen. Ook de mailing-functionaliteit vanuit de werkbonnen lijkt me interessant. En we hebben net de pocket-app onder de medewerkers gelanceerd. Die hebben dat zeer gewaardeerd. Vrije dagen en verlofuren voeren ze nu heel makkelijk in. Ze kunnen hun loonstroken meteen zien. En declaraties indienen is heel simpel: foto van het bonnetje maken, gegevens erbij en klaar. De wensen van mijn monteurs zijn daarmee eigenlijk al compleet!”
