Optic Works tilde hun service management een niveau hoger met Relyon One
Verouderde software, dubbele of handmatige handelingen en menselijke fouten. Om nog maar niet te spreken van de lange facturatieprocessen en het gebrek aan inzicht in de bedrijfsvoering. Dát waren de redenen dat Roeland de Groot, senior technisch specialist en manager van Optic Works, op zoek ging naar een nieuwe field service software. Zijn grootste wens? Een pakket waarmee hij meer data verzamelt, processen stroomlijnt, klanten blijmaakt én dat ook nog eens koppelt met AFAS.
En zo kwam hij terecht bij Relyon One! “Ik was op zoek naar een intuïtief systeem, waarmee mijn planners én monteurs uit de voeten konden.” Hoe die zoektocht precies verliep én hoe hij Relyon One ervaart? Daarover vertelt hij alles in dit interview.
Opticiens ontzien
Optic Works is gespecialiseerd in machines rondom het slijpen van brilglazen en het maken van monturen. Die machines moeten natuurlijk worden geïnstalleerd, maar óók onderhouden. “Ook hierin ondersteunen wij de klant op alle vlakken. Zo trainen we hun medewerkers in het gebruik van de machines, we helpen bij preventief onderhoud, storingen en het onderling verbinden van machines. En renoveert een klant hun winkel of werkplaats? Dan halen we de machines weg én plaatsen we ze na de renovatie weer terug.”
Verouderde software
Voor zo’n volledig serviceproces, heb je óók een volledige servicesoftware nodig. “Optic Works maakt onderdeel uit van een internationale holding, met wereldwijd meerdere bv’s. Die holding ontwikkelde eigen servicesoftware die sterk was op het gebied van CRM, maar qua plannen veel te wensen over liet. Vooral op het gebied van field service software was het net alsof ze dachten: ‘dit is prima, niks meer aan doen’. Maar zo werkt het natuurlijk niet onze wereld.
Dat resulteerde in veel dubbele, handmatige handelingen, wat heel vervelend en bovenal heel foutgevoelig was. Maar het grootste struikelpunt was dat er zó veel handmatig aangepast moest worden tijdens het proces, dat niemand meer kon achterhalen welke input ons ERP-systeem nu precies had gekregen. Daardoor duurde alles lang, kregen klanten niet-kloppende facturen en ontbrak er inzicht. Dat kon écht niet langer. Want ja, je kan nog zo’n goed ERP hebben – maar als je field service software geen goede input levert, ben je nog nergens.”
Relyon: the best of both worlds
Daarom ging Roeland op zoek naar nieuwe field service software. Al duurde die zoektocht niet heel lang. “Eigenlijk wist ik gelijk al dat ik met Relyon in zee wilde. Ik heb vroeger al samengewerkt met Way2Connect, daar was ik heel tevreden over. Zij fuseerden met Relyon en creëerden samen Relyon One – een systeem dat in mijn ogen écht het beste van beide softwarepakketten combineert. Daardoor was de keuze snel gemaakt. Het is heel intuïtief en dat is vooral voor de planners heel fijn. Want tja: planners zijn geen techneuten, die willen niet puzzelen met instellingen, ze willen gewoon resultaten boeken.”
Meten is weten
“Daarnaast biedt Relyon ons als bedrijf veel groeimogelijkheden. Bijvoorbeeld doordat we met de dashboards precies weten hoe efficiënt we zijn als bedrijf. Voorheen kostte dat veel tijd en energie, maar nu zie ik dat in een handomdraai.
Met Relyon One hebben we nu veel meer inzicht in lopende projecten – daarin hebben we echt een grote stap gezet. Zo weet ik precies waar al mijn monteurs zijn en heb ik een actueel statusoverzicht van projecten. Ook is het plannen van een nieuwe opdracht een stuk gebruiksvriendelijker en makkelijker dan eerst. Daardoor spelen we beter in op nieuwe of openstaande klussen”, vertelt hij.
Doorslaggevend
Maar wat hem écht over de streep trok? “Het feit dat Relyon One zich door ons laat finetunen, dat vind ik echt geweldig. Relyon heeft de filosofie dat je als gebruiker veel zelf moet kunnen. Dat vind ik fijn, want ook al is de basis van Relyon One heel toereikend – nu kan ik alles écht inrichten zoals dat voor ons het fijnst werkt, zonder dat ik eerst een consultant moet inschakelen.”
Koppeling met AFAS
Naast Relyon One, werkt Optic Works ook met AFAS Profit. Roeland vertelt hoe deze twee pakketten samenwerken: “Vroeger konden we met AFAS maar één kant op koppelen. Met Relyon One wilden we de twee modules graag volledig integreren, zodat de data twee kanten op synchroniseert. Relyon en AFAS zochten daarom uit wat de beste manier was om onze processen te stroomlijnen. Ik verwachtte dat dit nog een complex proces zou worden, maar Relyon had zich hierop zó goed ingelezen en voorbereid, dat het uiteindelijk een fluitje van een cent was om de koppelingen te activeren.”
Werknemers én klanten blij
Door middel van Relyon One – en de integratie met AFAS – doen Roeland en zijn collega’s dus een stuk minder handmatig, dubbel werk. “Daarnaast is het gewoon een stuk werkbaarder, zowel voor de planners, als voor de monteurs. Want tja, een monteur staat het liefst met een schroevendraaier in z’n hand – niet met een laptop. Door Relyon One ervaren zij minder administratieve lasten, zoals het hoort.
Maar het allerbelangrijkste is dat onze klanten veel baat hebben bij de nieuwe software. Brandjes blussen? Geen probleem, dat hebben we zo ingepland. We pakken vragen sneller op en sturen sneller facturen – die ook nog eens altijd kloppen. Want tja, het gezegde is waar: de klant is koning.”
Nóg betere service leveren?
Lever jij – net als Roeland – ook graag een nóg beter service aan jouw klanten? Ontdek dan hoe onze software je daarbij helpt tijdens een persoonlijke demo. In één uur laten we je alle ins en outs zien van Relyon One. Plan ‘m via deze link!
