Het in Leerdam gevestigde KOP Beveiliging is druk bezig met de implementatie van de service software van Relyon, dat gebruikt gaat worden door de servicemedewerkers. De software wordt direct gekoppeld aan de eveneens nieuwe AFAS Software, die intern voor alle administratieve processen zal worden ingezet. Het beveiligingsbedrijf zet met de keuze voor de twee softwarepartners een belangrijke stap op het vlak van efficiëntie.
Beide partijen zijn net zo gebrand op continue verbetering als wij; dát werkt
KOP Beveiliging is een echt familiebedrijf dat door de vader van de huidige twee eigenaren in 1983 werd opgericht. Centraal staat het installeren en onderhouden van inbraakbeveiliging, brandmeldinstallaties en camerasystemen, voor zowel de particuliere als de zakelijke markt. Dit doet het bedrijf met dertig medewerkers, waarvan er zestien werkzaam zijn op de serviceafdeling. Een vijftal is verantwoordelijk voor het uitvoeren van inspecties en het oplossen van storingen; de rest houdt zich dagelijks bezig met het aanleggen van nieuwe installaties.
Automatiseren
Tot voor kort werkte de serviceafdeling met een softwarepakket dat het bedrijf niet de voordelen bracht waarvoor het indertijd was aangekocht. Rens Krijgsman, algemeen directeur van KOP Beveiliging, legt uit: “Het was een pakket waarmee we veel gegevens konden verzamelen, maar het kostte uiteindelijk te veel tijd en moeite om deze er weer uit te halen. Dat leverde de nodige frustraties op. Daarbij kwam dat we veel tijd kwijt waren aan het handmatig verwerken van onder meer declaraties, urenstatussen en loon. De wens ontstond om deze processen te automatiseren en daarbij direct te kijken of dit te combineren was met een ander pakket voor onze servicedienst.”
Specialisten
En zo ging KOP Beveiliging op zoek naar een partij die zowel een oplossing kon bieden voor het administratieve vraagstuk, als voor de servicemedewerkers op de weg. Die oplossing werd gevonden bij AFAS Software. Rens Krijgsman: “AFAS bleek voor ons een goede partij te zijn om de administratieve handelingen te automatiseren en heeft voor de service management software een partnership met Relyon. Zo kozen we voor twee partijen die ieder specialist zijn op hun eigen terrein, maar wel gewend zijn om met elkaar samen te werken.”
De oplossing
Met de implementatie van AFAS Profit en Relyon Service Management gaat het bedrijf een belangrijke efficiëntieslag maken. Zo biedt het serviceprogramma alle mogelijkheden om de planning te optimaliseren en digitale werkbonnen te maken, en kunnen de servicemedewerkers eenvoudig bestellingen doorgeven en werkzaamheden en bevindingen online documenteren. De administratieve software richt zich op het verwerken van facturaties, declaraties en salarissen. De koppeling tussen beide pakketten verschaft daarnaast extra inzicht in het actuele voorraadniveau, projectstatussen en historie.
Rens Krijgsman vertelt: “Dit is typisch een pakket dat vóór ons gaat werken in plaats van dat we er werk aan hebben. Zo krijgen we automatisch een melding wanneer specifiek gereedschap toe is aan zijn jaarlijkse certificering. Bovendien kunnen we alle controles en bevindingen vastleggen waarmee we een historie opbouwen die niet alleen van belang is in het kader van service en onderhoud, maar ook waarde heeft voor de verzekeraar van onze klanten.”
“Wat mij verder aanspreekt in het serviceprogramma”, vervolgt Rens, “is de mogelijkheid om dossiers volledig flexibel op te bouwen. Wanneer ik een veld extra nodig heb, is deze eenvoudig aan te maken waarmee je voorkomt dat je bepaalde standaardvelden oneigenlijk gaat gebruiken. Monteurs kunnen ook gewoon offline werken, hetgeen van belang is voor locaties waar geen verbinding kan worden gemaakt met ons kantoor; bijvoorbeeld in tunnels of onderin de Van Brienenoordburg.”
Koppeling
Door het partnership tussen AFAS en Relyon profiteert KOP Beveiliging van een koppeling die op voorhand volledig is getest en waarbij de programma’s naadloos op elkaar aansluiten. Zo kunnen vele administratieve zaken volledig worden geautomatiseerd: het vastleggen van overuren, inkoop van componenten binnen een bepaald project of declaraties. “Dit betekent een aanzienlijke reductie van handmatige handelingen voor zowel de servicemonteurs als onze administratief medewerkers, maar ook een kleinere kans op fouten. Bovendien biedt het de mogelijkheid om vastgelegde informatie zodanig te combineren dat gegevens verworden tot managementinformatie”, aldus Rens Krijgsman.
Vertrouwen
Rens Krijgsman: “Op basis van de samenwerking tot nu toe heb ik alle vertrouwen in de toekomst. Ik zie een breed draagvlak onder onze medewerkers voor deze nieuwe software, onder meer vanwege de trainingen die zij inmiddels hebben gevolgd bij zowel AFAS als Relyon. Bovendien zijn beide partijen net zo gebrand op continue verbetering als wij; en dát werkt.”
Kijk voor meer informatie over Relyon en AFAS op www.relyon.nl en www.afas.nl/servicemanagement
Dit artikel verscheen in de Servicemanager van december 2016, het vakblad van de Nederlandse Vereniging voor Service Management.
