Je dagen zijn behoorlijk vol, dat is niet erg want dat hoort nu eenmaal bij het werk van een servicemanager. Wat je wél vervelend vindt zijn de discussies over processen, bijvoorbeeld omdat je collega’s in het veld bepaalde velden in checklist niet vullen. Niet omdat ze dat niet willen, maar omdat dit nooit uniform afgesproken is en de werkdruk hoog. En dat is een gemiste kans. Want kennis die in hoofden van mensen blijft zitten, terwijl het eenvoudig in een beschrijving kan worden vastgelegd, verdwijnt. Een voorbeeld, stel je werkt samen met een ervaren monteur. Welke storing er ook is, hij weet hem op te lossen. De ene keer betekent het een tikje op een bepaald gedeelte van de leiding, de andere keer moet er wat aangedraaid worden en een volgende keer weet hij door een bepaald tikkend geluid al precies welke bout er wat losser gezet moet worden. Als er een mechanische storing is bij een van de productieomgevingen waar hij werkt dan is het wenselijk dat de bedachte oplossing achteraf gecategoriseerd wordt. Bijvoorbeeld: het was een mechanische storing en het probleem zat in de melkmix. De oplossing? Eenvoudig, een kwestie van updaten.
Leg kennis vast: haal het uit hoofden, maak jezelf onafhankelijk
Het mes snijdt, door het vastleggen van deze kennis, aan twee kanten: ten eerste voelen je monteurs zich gewaardeerd omdat hun kennis blijkbaar belangrijk is. Daar kun je als bedrijf met elkaar van profiteren. Wanneer deze kennis niet vastgelegd wordt, dan gaat deze verloren op het moment dat de betreffende monteur bij het bedrijf wegrijdt waar hij de storing heeft opgelost. Dus ten tweede raak je, wanneer alles digitaal geregistreerd is, kennis niet meer kwijt. Digitaliseren staat gelijk aan optimaliseren van het proces, verbeteren van je bedrijfsresultaat en verhogen van je klanttevredenheid. Sommige storingen hangen nu eenmaal samen met terugkerende omstandigheden. Bijvoorbeeld bij een boer waar steeds een storing met het melkpoeder is. Dat kan soms zomaar met luchtvochtigheid te maken hebben. En als die storing nu steeds terugkomt als het regent, dan weet je waar de kern van het probleem zit en kun je daar aan werken in plaats van steeds het gevolg aan te pakken. Door op deze manier met je mensen samen te werken, dus zowel met klanten als monteurs, ontstaan er allerlei kansen om te verbeteren en dat geeft alle betrokken partijen energie.
De moraal van het verhaal?
Het gaat erom dat je vertrouwen hebt in het proces. En vertrouwen in het proces kun je pas hebben als je weet dat zaken goed vastgelegd worden en niet telkens opnieuw het wiel wordt uitgevonden. Wanneer je dan een organisatie weet te bouwen waarin collega’s, zoals in dit geval de monteurs in het veld, zich ook nog eens meer gewaardeerd voelen omdat ze in de checklist in een speciaal daarvoor ingericht notitieveld hun bevindingen kwijt kunnen, dan bouw je pas écht met elkaar. Die bevindingen zou jij als servicemanager kunnen categoriseren. Een mooie klus, want op die manier gaan je zaken opvallen die steeds opnieuw terugkeren. En daarmee maak jij jouw werk uiteindelijk ook weer een stukje gemakkelijker. Al is het maar omdat er, kijkend naar het oplossen van storingen, minder ad hoc en meer gepland gewerkt wordt. Voel je het verschil?
Neem contact op
Wil je meer over dit onderwerp weten of even vrijblijvend overleggen over de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op, want ook dit soort verbeteringen door gewoon samen. We kijken uit naar je bericht.
