Sinds Bandenservice Zuid-West werkt met de software van AFAS en Relyon, heerst er rust binnen het bedrijf. Door de hoge automatiseringsgraad kan de bandenspecialist voor landbouw, transport en industrie sneller schakelen, terwijl alle processen toch geordend en overzichtelijk verlopen. Intern boekt het bedrijf veel tijdwinst, de klanten zijn meer dan ooit tevreden.
Het heeft een boel stress weggenomen, voor onszelf en bij de klanten. Voor de klant is het nu duidelijk: afspraak is afspraak. En die komen we echt elke keer na.
Bandenservice Zuid-West werkt al met AFAS vanaf het moment dat de zoon van de oprichter het bedrijf overnam. Meteen loodste die AFAS naar binnen. Bandenservice Zuid-West gebruikt het hele pakket, van de boekhouding tot en met de personeelsadministratie, zo vertellen Piet van der Veer en Marius Dorst, die bij de bandenspecialist voor de planning zorgen.
Vijf gerichte vragen
Tot twee jaar geleden werkte een klein groepje medewerkers echter nog zonder noemenswaardige automatisering: de monteurs die elke dag op pad gaan om banden te wisselen en af te leveren. “De monteurs kregen werkbriefjes mee, maar die raakten nogal eens kwijt. Dat leidde geregeld tot discussie met klanten over werk dat wel of niet was gedaan”, herinnert Van der Veer zich nog. Totdat AFAS een uitnodiging stuurde om naar een demonstratie te komen kijken van de service management software van Relyon. “We hadden meteen in de gaten dat Relyon precies kon aanvullen wat we nog misten. Het was een kwestie van vijf gerichte vragen stellen. Toen Relyon op alle vragen een goed antwoord had, wisten we dat het goed zat.”
Afspraak is afspraak
Sinds de integratie van Relyon in AFAS verloopt het serviceproces van begin tot eind geautomatiseerd. Door de koppeling met de facturatie en het voorraadbeheer in AFAS wordt de administratie in een flits afgehandeld. Van der Veer: “Of de klant nu op rekening betaalt of contant, na diens akkoord sluit de monteur de order af en worden de gegevens meteen doorgestuurd. Zodra hij het erf afrijdt, zien wij al welk werk hij heeft gedaan. Via AFAS gaat de factuur meteen naar buiten. Dat betekent ook dat we eerder worden betaald.” Van der Veer beschrijft de gevolgen voor de werksfeer: “Het heeft een boel stress weggenomen, voor onszelf en bij de klanten. Er is rust in onze werkwijze gekomen. Voor de klant is het nu duidelijk: afspraak is afspraak. En die komen we echt elke keer na.”
Over de klanten gesproken: die hebben het meeste plezier van de combinatie tussen AFAS en Relyon, vertellen beide planners, en dat vinden ze misschien wel het belangrijkste. Van der Veer: “Ons bedrijf onderscheidt zich door service. Klanten merkten ’t meteen: we kunnen nu heel snel handelen. Vroeger was het papierwerk altijd kwijt, zeker als je het echt nodig had. Maar nu is er geen misverstand mogelijk.” En intern? “Op de werkvloer scheelt het al gauw een man per jaar. Op elke plaats in het bedrijf kunnen we dankzij AFAS en Relyon sneller en efficiënter werken. Zó veel tijdwinst levert het op, het is gewoon bizar.” Dorst noemt nog een ander voordeel: “We hebben ook nooit meer discussie rond het uitdelen van het werk. Sterker nog, de monteurs hoeven op maandagochtend niet eens meer langs te komen: hun werk staat op hun telefoon. Vroeger hadden we op dat vlak veel ruis op de lijn, nu is alles glashelder.”
Lees hier het hele referentieverhaal van Bandenservice Zuid-West.
