Leverancier van koelsystemen STULZ Groep B.V. werkt sinds 2012 samen met Relyon en AFAS. De servicemonteurs van STULZ voeren nu via een tablet digitaal hun werkbonnen in, die vervolgens realtime worden verwerkt in Relyon en in AFAS Profit, het ERP-systeem van STULZ. STULZ is blij met de efficiency die de verregaande automatisering van het proces oplevert.
STULZ Groep in Hoofddorp is al 60 jaar leverancier van precisie-airconditioning. Het levert daartoe complete koeloplossingen aan datacenters, maar ook kleinere koelsystemen voor bedrijven met een eigen computerruimte. De apparatuur wordt gebouwd bij de Duitse moedermaatschappij in Hamburg, voor de datacenters meestal volledig op specificatie. STULZ Groep profileert zich als totaalleverancier in koeloplossingen, mede omdat inmiddels ook uit voorraad de comfort airconditioningsystemen van Mitsubishi Heavy Industries geleverd worden. “Dat is voor ons een logische combinatie”, aldus algemeen directeur Carlo Brouwer, “want datacenters hebben een kantoor erbij, en bedrijven hebben vaak een computerruimte.”
“Efficiëntie betekent kostenbesparingen, maar ook minder ergernissen: zaken gaan in de regel nu in één keer goed”
Flexibel tegenover specifieke eisen
STULZ levert aan installatiebedrijven en eindgebruikers, maar heeft ook een eigen buitendienst. 18 servicemonteurs zijn in de Benelux op pad voor reparaties, onderhoud en tweedelijns-ondersteuning aan installateurs, 7 dagen per week, 24 uur per dag. Op elke melding geeft STULZ desgewenst binnen 4 uur respons. Vroeger hielden de monteurs hun werk nog bij op fysieke werkbonnen met doordrukvellen. In een recenter verleden stapten ze over op een softwareoplossing van een andere leverancier. “Dat systeem bood beperkte mogelijkheden”, zo blikt Brouwer terug, “en er was geen integratie met ons ERP-systeem.” STULZ ging op zoek naar service management pakketten die méér konden en was blij verrast toen het Relyon tegenkwam. “Er zijn inmiddels behoorlijk wat oplossingen op dit gebied, maar Relyon bood als enige de flexibiliteit om haar oplossing passend te maken.”
‘Passend maken’ betekende voor STULZ vooral de aanpassing van de digitale werkbonnen aan het ‘F-gassenbesluit’, de strenge milieuwetgeving over het gebruik van koudemiddelen in koelsystemen. “Dat is echt uniek voor ons”, zegt Brouwer. “Vanwege deze wetgeving moeten we heel specifieke zaken meten, waarbij we aan zeer strikte voorwaarden moeten voldoen. De resultaten worden vermeld op onze werkrapportages, maar moeten ook worden opgenomen in het logboek, dat voor elk koelsysteem verplicht is.” Monteurs zijn uitgerust met een tablet, waarop ze digitaal hun werkrapportage kunnen opstellen.
Integratie met AFAS Profit
Minstens net zo belangrijk voor STULZ was de integratie met de software van AFAS. “Alle informatie die een monteur invoert via zijn tablet – werkuren, verbruikte materialen, reiskilometers – gaat meteen door naar AFAS Profit. Aan de hand van de werkuren kunnen we binnen één dag de klant factureren. De werkzaamheden zitten daardoor nog goed in het geheugen van de klant, waardoor hij eerder zal betalen. Hij krijgt bovendien na de werkzaamheden meteen een kopie van de werkbon en tekent digitaal voor akkoord. Die digitale handtekening zat nog niet in onze vorige oplossing.” De doorgegeven werkuren vormen tegelijk de basis voor de loonbetaling. “We betalen één op één de uren uit die we de klant in rekening brengen. Makkelijker kan niet. Maar het is ook ideaal om je marge goed in de gaten te houden.”
“Onze monteurs zijn geweldig in hun vak, maar administratie vinden ze niks. Dus moet je het hun zo makkelijk mogelijk maken”
Op de verbruikte materialen kan STULZ scherp voorraadbeheer houden. “Relyon is nu een essentieel onderdeel van onze voorraadbeheersing in AFAS. Voorheen hielden we de voorraad handmatig bij, nu gebeurt dat automatisch: sneller en zonder fouten. Een monteur ziet bovendien niet alleen de voorraad in zijn auto, maar ook de algemene voorraad. Ontbrekende onderdelen kan hij meteen uit het magazijn laten komen. Door de gewenste onderdelen op zijn tablet in te voeren, krijgt het centrale systeem een seintje en worden de bussen ’s nachts bevoorraad voor de volgende dag”, aldus Brouwer. Een mooi voorbeeld van de gestroomlijnde processen. “Het gebruik van de combinatie AFAS en Relyon heeft ons veel efficiëntie opgeleverd. En dat betekent niet alleen kostenbesparingen, maar ook minder ergernissen: zaken gaan in de regel nu in één keer goed.”
Dat de mobiele applicatie van Relyon blijft werken zonder internetverbinding, is voor STULZ ook een uitkomst. “Onze systemen staan vaak op plaatsen waar geen bereik is. In datacenters moet je mobiele telefoon sowieso uit. Nu halen monteurs hun opdrachten ’s ochtends binnen, ter plaatse kunnen ze offline werken, en de tablet verstuurt de bonnen automatisch zodra er weer verbinding is. Het is een mooi voorbeeld van hoe prettig het werken is met de oplossing van Relyon. Onze monteurs zijn geweldig in hun vak, maar administratie vinden ze niks. Dus moet je het hun zo makkelijk mogelijk maken.”
Geen obstakels, maar uitdagingen
Brouwer is erg blij met het partnership van AFAS en Relyon. “We hebben geen IT-manager in de organisatie, maar wel een enorm wensenpakket! Wij kunnen in Jip-en-Janneketaal vertellen wat we willen en Relyon stemt het verder met AFAS af. Wij hoeven daar niet sturend in op te treden.” Precies om die reden is Brouwer nog het meest te spreken over de mentaliteit van Relyon. “Neem onze specifieke eisen rondom het F-gassenbesluit. Relyon was de enige leverancier die vanaf het begin zei: dat vinden we juist leuk om te doen! Ze zagen het niet als obstakel, maar als uitdaging. Ik heb bij andere organisaties jarenlang met service software gewerkt – altijd was het ‘kan niet, lukt niet’. Als die systemen een derde hadden gekund van wat wij nu met Relyon kunnen, dan was ik al blij geweest. Net zo prettig is dat we vanaf de implementatie één contactpersoon hebben gehad, die ook nu nog steeds ons aanspreekpunt is. Die implementatie verliep trouwens heel duidelijk, stap voor stap, waarbij we steeds zijn betrokken bij elke tussenstap en de fundamentele keuzes die je daarbij maakt.”
Is het niet vreemd dat STULZ als multinational met een specialistische Nederlandse leverancier werkt? Brouwer: “We hebben nooit druk gevoeld om met een groot internationaal softwarebedrijf te werken. Sterker nog, STULZ-vestigingen in andere landen – en zelfs het moederbedrijf – tonen grote belangstelling. Ze komen een voor een kijken, hun mond valt open van verbazing. Toch mooi, als je als dochterorganisatie een voortrekkersrol kunt vervullen?”
